Как оформить авансовый отчет

В процессе деятельности любой компании возникают ситуации, когда определенному работнику необходимо отправиться в командировку или выполнить какое-либо гражданско-правовое действие за счет денежных средств организации. В таком случае, данное физическое лицо, обязано предоставить в бухгалтерию организации авансовый отчет, удостоверяющий о целевом использовании выданных денежных средств.

Решение о том, кто имеет право получать деньги под отчет принимается руководителем компании. Сам же работник первоначально подает заявление на имя руководителя, в котором указываются цель и величина требуемой суммы.

Нормы расхода топлива, хозяйственные расходы – все это учитывается при определении конечной суммы, которая будет выдана работнику. Но так как авансовый отчет составляется далеко не в произвольной форме многие задаются вопросом, как правильно его оформлять.

Основные моменты

Для начала, следует учесть основные правила подачи отчета:

1. Авансовый отчет подается работником в течение трех дней после окончания срока выдачи подотчетной суммы, в случае если средства выдавались на приобретение чего-либо за счет компании или после возвращения из командировки.
2. Документ должен быть оформлен по форме АО-1, утвержденной Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55, без ошибок и исправлений и подаваться в бухгалтерию в единственном экземпляре.

К авансовому отчету обязательно прилагаются бумаги, наглядно подтверждающие целевое расходование денежных средств – чеки, талоны, квитанции и другое.

Особенности оформления

Бланк АО-1 является двухсторонним и должен заполняться как подотчетным лицом, так и бухгалтером в следующем порядке:

1. На лицевой стороне подотчетным лицом заполняется графа с указанием ФИО, названием организации, отделом, табельным номером, должностью, и назначением аванса. На той же стороне заполняется таблица, в которой указываются данные о предыдущем авансе и растратах настоящего.
2. На обороте тем же физ. лицом описывается название перечня документов, которые прикрепляются к отчету, а также величина растрат по ним валюте.

Бухгалтером организации заполняется таблица под названием «Бухгалтерская запись». В нее вносятся номера счетов и суммы по которым они дебетуются.

После проверки соответствия описанных подотчетным лицом документов реально существующим, бухгалтер ставит отметку о проверке и возвращает документ подотчетному лицу.

Проверенный отчет подписывается бухгалтерами, после чего принимается к учету для списания выданных денежных средств.

Как сделать авансовый отчет в 1С – в этом видео: